Technische Dokumentationen – Notwendigkeit und was dazu gehört
Der Begriff klingt selbst schon sehr technisch. Wenn von Technischen Dokumentationen die Rede ist, dann dürften die meisten Menschen diese eher als Anleitungen kennen. Beispielsweise für technische Geräte, Möbel oder auch Software. Allerdings ist eine Anleitung nur ein Teil der Technischen Dokumentation. Solche können sehr umfassend sein und es müssen allerhand inhaltliche und formelle Dinge beachtet werden. Es geht dabei um Sicherheit und rechtliche Fragen. Die Erstellung von Technischen Dokumentationen wird daher auch oft in die Hände externer Dienstleister gelegt, die sich darauf spezialisiert haben. Unterschiedliche Formen sorgen für unterschiedliche Anforderungen. Mehr zu diesem interessanten Thema gibt es in diesem Artikel zu erfahren.
Was sind Technische Dokumentationen?
Unter einer Anleitung können sich wohl die meisten etwas vorstellen, denn die gibt es für technische Geräte, für Software, für den Aufbau von Möbeln, für Medizin und selbst für Spielzeug. Eine Anleitung gehört ins Feld der Technischen Dokumentation, aber der Begriff umfasst ein generelleres Verständnis. Die Dokumentation hat den Zweck, dass ein bestimmtes Gerät oder Produkt in seiner technischen Arbeitsweise erläutert wird. Anleitungen sind dabei oft nur an den Endverbraucher gerichtet. Es gibt aber auch detailliertere Dokumentationen, die sich an Fachleute richten, die mit dem entsprechenden Produkt zu tun haben.
Ein Technische Dokumentation ist also ein Dokument aus einer bestimmten Anzahl von Seiten, in der die Funktionsweise und der Aufbau eines Gerätes oder eine Software erklärt wird. Hier finden sich grobe Angaben, ebenso aber auch sehr detaillierte Informationen. Diese Dokumente dienen dem Zweck, dass andere Leute diese Informationen auslesen können. Das kann notwendig sein, um mit dem Gerät zu arbeiten, seine Passgenauigkeit zu erkennen oder eben letztendlich einfach nur, um ein Regal korrekt aufzubauen. Die Benutzerfreundlichkeit ist dabei ein wichtiges Kriterium, selbst wenn nicht jede Dokumentation dieser Art für den Endverbraucher gedacht ist.
Unterschiedliche Technische Dokumentationen
Wenn es um das Feld dieser erklärenden Papiere geht, dann lassen sich zwei unterschiedliche Arten unterscheiden. Das sind einmal die internen und dann noch die externen Technischen Dokumentationen. Die einen sind für die Nutzung innerhalb des Betriebs gedacht, die anderen richten sich an außenstehende Personen.
Externe Dokumentationen
Unter externen Technischen Dokumentationen versteht man alle diese Informationsblätter- und Bücher, die sich eben nicht an die Leute im eigenen Betrieb oder Branche richten, sondern an Menschen von außerhalb. Hier sind die klassischen Betriebsanleitungen zu finden, die allen technischen Geräten und Möbeln beiliegen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Radio, ein Kleiderschrank oder um den neuen Computer handelt. Wichtig ist dabei nicht nur, dass die Geräte anschaulich erklärt werden, sondern dass es auch einen gewissen Anteil weiterführender Informationen gibt. Dazu gehören auch Sicherheits- und Warnhinweise. Auch Konformitätserklärungen gehören mit den zu den externen Dokumenten.
Interne Dokumentationen
Wofür sind die internen Technischen Dokumentationen gedacht? Diese richten sich nicht an Außenstehende, die womöglich sogar von der Materie nicht allzu viel Ahnung haben. Intern bedeutet also, dass die Dokumente innerhalb des Betriebes oder der Branche bleiben. Das kann in Produktionen wichtig sein, wenn Zeichnungen von Konstruktionen angefertigt werden. Ebenso gehören auch Risikobeurteilungen und Pläne für Elektro- und Hydraulikpläne dazu. Prüfberichte und Nachweise für die Qualitätssicherung fallen auch in diesen Bereich. Mit den internen Informationen könnten wohl die meisten Endverbraucher wenig anfangen.
Wozu sind solche Anleitungen gedacht?
Was ist nun der eigentliche Zweck von solchen Dokumentationen, deren Erstellung nicht wenig Arbeit erfordert? Letztendlich gibt es unterschiedliche Ziele, die damit verbunden werden. Intern sind sie so wichtig, weil damit Geräte und Prozesse beschrieben werden, die für den Produktionsverlauf enorm wichtig sind. Ebenso für die Abnahme von Geräten, sodass sie letztendlich auch auf dem Markt erscheinen können. Extern geht es viel eher um den Kunden, der das Produkt nutzt.
In erster Linie sollen die Dokumentationen also die Nutzung des Gerätes oder der Software erklären. Das sind die klassischen Anleitungen, wie sie wohl jeder kennt. Benutzerfreundlichkeit ist dabei wichtig, denn es ist immer davon auszugehen, dass auch Leute diese Anleitungen lesen, die gar keine Ahnung von der Materie haben. Der Kunde soll mit der Dokumentation in der Lage sein, das Gerät vollständig zu benutzen. Gleichwohl kann eine solche Dokumentation auch dazu dienen, in Kontakt mit dem Kunden zu treten und ihm damit zu zeigen, dass er für das Unternehmen wichtig ist.
Eine weitere wichtige Funktion dieser technischen Anleitungen besteht darin, das Haftungsrisiko kleiner zu machen. Wenn es um Möbel und technische Geräte geht, dann gibt es auch immer Verletzungsgefahr. Strom oder schwere Gegenstände können gefährlich werden. Normalerweise sollte man das natürlich wissen, aber manchmal ist das auch nicht der Fall. Entsprechend müssen Warn- und Sicherheitshinweise in die externe Dokumentation, die an den Endverbraucher geht. Die Gefahren müssen klar sein. So lassen sich Unfälle vermeiden und natürlich aus Sicht des Unternehmens auch Klagen auf Schadensersatz.
Gesetzlich auf der sicheren Seite
Tatsächlich ist es so, dass Unternehmen nicht irgendwas in ihre Informationsblätter schreiben dürfen. Abgesehen davon, dass die Informationen natürlich alle korrekt sein müssen, gibt es klare gesetzliche Vorgaben, die erfüllt werden müssen. Bevor ein Produkt auf dem Markt erscheint, egal ob technisch oder nicht, muss es die Anforderungen des Produktsicherheitsgesetzes bestehen. Darin wird ganz klar definiert, was erlaubt ist und was nicht. Aus der Dokumentation geht dann auch für jeden hervor, dass diese Normen und Standards eingehalten werden. Ist das nicht der Fall, darf das Produkt nicht auf dem Markt erscheinen.
Das macht eine gute Dokumentation für Geräte aus
Wie sieht nun eine gute Technische Dokumentation aus? Das hängt zum einen davon ab, ob sie intern oder extern ist, aber auch in welchem Bereich man sich damit bewegt. Es gibt Unterschiede, ob es sich um elektronische Geräte handelt, große Maschinen, Software oder vielleicht in den Bereich der Medizin geht. Interne Dokumente haben meist viele Informationen, die aber nicht so aufbereitet werden müssen, dass auch unbeteiligte Menschen sie verstehen, die nicht in der Materie drinstecken. Bei externen Anleitungen ist das aber der wichtigste Faktor. Eine gute Dokumentation enthält also alle wichtigen Informationen, ist aber auch entsprechend aufbereitet, um einfach gelesen zu werden.
Dienstleister für Technische Dokumentationen
Es ist durchaus üblich, dass Technische Dokumentationen gar nicht von den Herstellern selbst erstellt werden. Mittlerweile gibt es viele Firmen und Selbstständige wie beispielsweise die CPTec GmbH Technische Dokumentation (Internet: www.cptec.de), die sich auf solche Arbeiten spezialisiert haben. Es gibt entsprechende Fachleute für die verschiedenen Gebiete und mit viel Know-How werden dann die Anleitungen, Prüfberichte und Dokumentationen erstellt. Der Vorteil ist, dass diese Firmen genau wissen, worauf es ankommt und der externe Blick durchaus auch dabei helfen kann, eine sinnvolle und fokussierte Dokumentation zu erstellen. In die Arbeit fließt viel Recherche, da natürlich auch gesetzliche Vorgaben gekannt werden müssen. Oft arbeiten Hersteller und diese Dienstleister über viele Jahre zusammen.
Fazit zur Notwendigkeit technischer Dokumentationen
So modern unsere heutige Welt auch mit ihrer Technik und den vielen Produkten ist, sie wäre wohl nicht so denkbar, wenn es die Technischen Dokumentationen nicht gäbe. Ohne diese würden viele nicht wissen, wie Geräte funktionieren. Anleitungen sind auch nach wie vor wichtig. Beispielsweise beim Einrichten eines Fernsehers oder beim Aufbau eines großen Schranks. Auch ist Medizin nicht ohne Beipackzettel denkbar. Intern sorgen solche Dokumentationen dafür, dass Produkte abgenommen werden können und Prozesse überhaupt möglich werden, da die technischen Daten wichtige Pfeiler darstellen. Zur Erstellung dieser Dokumentationen werden nicht selten externe Dienstleister genutzt, die sich ganz darauf spezialisiert haben. Für den Endverbraucher ist eine hohe Benutzerfreundlichkeit wichtig, damit wirklich jeder eine Anleitung verstehen kann.